Mjukvaruekonomi 2: Hur dyrt är dyrt?

I förra lektionen fick du lära dig att tänka på dina system som antingen spjutspets eller stödtrupp, och att man kan se lite olika på dessa två.

Vad som dessutom hände var att du började tänka på dina system som grunkor, om du inte redan gjort det. En vanlig åkomma är nämligen att man ser sina system som enbart processer, dvs man ser inte systemen alls och vill helst inte tänka på dem. Det är sant att processerna är viktiga, men de realiseras trots allt av grunkor, och grunkor kostar.

Finessen med god IT-ekonomi är nämligen att maximera värdet av processerna som realiseras av grunkor med maximalt nettovärde.

Nu har grunkorna fått varsitt namn, och du har till och med börjat dela upp dem lite. Ditt epostsystem som förutom att leverera epost dessutom kan ta emot och behandla ordrar på ett finurligt sätt, är ju i själva verket två system: stödsystemet "Epost", och spjutspetsen "Ordermottagning med e-post".

Nu kan man göra sig en karta över detta, en karta där vi dessutom noterar processerna.

Lektion 2: Hur dyrt är dyrt?

-"Men fattar du inte Ola, det kostar ju 17 000!" Orden kom från en mellanchef. "Hur vet vi om det är dyrt?" frågade jag.

Det är grundfrågan. Om man inte kan sätta en kostnad i relation till någonting annat, hur vet vi om det är dyrt? När det gäller företagsekonomi gäller ju i alla fall inte samma regler som för hushållskassan. I ett företag ska vi inte bränna pengar, där ska vi tjäna pengar. I ett företag är 5000 kr ut i tomma intet jättedyrt, men 500 000 kr som kostnad för att tjäna 2 miljoner kan vara ett acceptabelt pris.

Processer

Alla IT-grunkor (maskiner och mjukvara) i ett företag betjänar minst en process. Det är i processerna värdet skapas. Ett datasystem genererar inga pengar. Affärsprocesser genererar pengar. System stöder (i bästa fall) processer, men är aldrig processer i sig själva. Så första steget för att få reda på vad "dyrt" betyder, är att kolla in värdena på intäktsidan för processerna. Hur mycket stålar drar processerna in?

En värdelös process, eller en process med negativa värden, är dyra i sig själva. Naturligtvis blir varje enkrona som läggs, antingen på maskiner, mjukvara eller människor i en sådan process, oerhört dyr. Men att städa upp bland dyra processer är inte specifikt IT-relaterat, utan ingår i normal verksamhetsutveckling. Dock är det så att eftersom IT-ekonomi kräver att vi sätter kostnaderna i relation till processerna, så kan en IT-ekonomisk genomgång vara ett bra tillfälle för att genomföra en genomgång av verksamheten i stort.

Grunkans andel i processen

Nu vet vi vad som står på spel. Nu tittar vi på den aktuella grunkans andel i processen, genom att tänka vad som händer om grunkan lyfts bort. I vilken grad kan processen fortgå utan IT-stödet? För e-postsystemet är andelen mycket hög (utan e-postserver stannar e-posten och får 0%, e-postserverns andel är alltså 100%). För andra system, t ex den automatiserade ordermottagningen över e-post, är andelen lägre (man kan ju hantera ordrarna för hand även om det går långsammare). Om ordermottagningen hanterar en order fyra gånger snabbare än för hand, så sjunker produktiviteten i processen till 20% om IT-stödet tas bort. Värdet av den automatiska ordermottagningen blir alltså 80% av hela ordermottagningsprocessens värde.

Bra grunkor stöder dessutom flera processer. Då lägger man samman värdet för varje process, gånger grunkans andel i varje process, för att få grunkans värde.

För en IT-intensiv verksamhet kan det mycket väl vara så att systemens andel i varje process är 100%. Då kanske det är dags att se över processen för att minska risken, men det faller utanför ämnet för dagens lektion.

Systemets totalkostnad

Nu vet vi värdet av varje grunka (skriv ner det). I nästa spalt skriver vi den sammanlagda kostnaden för varje grunka. Den sammanlagda konstnaden alltså, över hela systemets livslängd. Från det att det började kravställas, köpas in, byggas, införas, finjusteras, lagas, förbättras osv fram till dess att det skrotas. Kostnaden för personal, maskiner, licenser, konsulter, allt ska bokföras.

Grunkans nettovärde är dess bruttovärde minus dess totalkostnad.

Och för hur lång tid? Det där beror väldigt mycket på. En god tumregel säger att man bör betrakta systemets livslängd på cirka två år. Detta för att det tar ungefär två år för systemets omgivning (verksamheten) att ha förändrats såpass mycket att någon form av radikal omstrukturering av systemet måste ske. Systemet ändras inte, men det gör omgivningen. Vid en omstrukturering/omimplementering av systemet (efter ungefär två år) kan man naturligtvis ofta återanvända stora delar av systemet. Men räkna inte med det från början. Det är en vinst som kommer systemet till del genom minskade utvecklings- och införandekostnader under nästa tvåårsperiod. Dividera med tjugofyra och du får en månadskostnad.

Dyrt?

Nu kan vi plötsligt jämföra värdet av en process, med de sammanlagda kostnaderna för alla grunkor som stödjer densamma (för grunkor som stöder flera processer ska naturligtvis kostnaden spridas ut på dessa).

Och vi kan jämföra kostnaden för varje grunka med värdet av densamma. På så sätt får vi syn på olönsam och lönsam, och viktig respektive oviktig teknikanvändning. Och vi kan sätta kostnaden för underhåll i relation till kostnaden för att byta ut grunkan, eller i relation till att arbeta om processen helt.

Vi kan också dra några andra slutsatser:

• Det är dyrt med grunkor som ofta går sönder, och som inte riktigt motsvarar verksamhetens krav.
• Det är dyrt med många grunkor i en verksamhet, när färre räcker.
• Det är ekonomiskt lönsamt om samma grunka stöder många värdeskapande processer.

Inga banbrytande insikter, men vi vet nu inte bara att vissa saker är dyra, utan också hur dyra de är.

Öka varje grunkas värde genom att ha värdefulla processer som stöds av totalt sett få grunkor av hög kvalitet!

Notera att jag skriver om "grunkor i en verksamhet" och inte "grunkor i en process". Det finns nämligen en frestelse här att suboptimera genom att försöka minska antalet grunkor i varje process. Men ofta leder det till att grunkorna blir väldigt specialiserade och lämpar sig dåligt för användning i olika processer, vilket leder till ett ökat antal grunkor i verksamheten och därmed sämre total ekonomi. Märk hur värdet av en grunka drastiskt höjs när den är del av flera processer, och hur kostnaden för en process drastiskt sänks när kostnaden för en grunka delas upp på flera processer.

Och notera att det inte gäller att höja hela verksamhetens grunkvärde genom att ha många grunkor. Värdet på verksamheten är i varje given stund inte högre än värdet av dess processer. Det är värdet på varje grunka som ska höjas, genom att man har optimalt få och välfungerande sådana.